FAQ - Etat-Civil

Question : 

Le divorce d'une citoyenne de notre commune a été prononcé en mai de cette année par la Cour d'appel de Liège. Le mariage avait été enregistrée dans une autre commune et Monsieur ne réside pas en Belgique.

Le mariage étant bien disponible dans la BAEC, il me semble que le greffier doit envoyer la décision de divorce à la BAEC qui retranscrit directement celle-ci dans l'acte de mariage et qu'aucun nouvel acte ne doit être créé. Pourriez-vous me confirmer si c'est bien cela ou, dans le cas contraire, m'indiquer où je peux trouver une base légale sur laquelle je peux m'appuyer pour réaliser la transcription ? En effet, je n'ai jamais eu à faire ce genre de chose et mes prédécesseurs m'ont expliqué à plusieurs reprises que c'était la BAEC qui s'en chargeait à moins que l'acte de mariage n'y figure pas.

D'après la BAEC cependant, ça ne serait pas à eux de s'en occuper mais ils ne savent pas me justifier pourquoi.

Réponse : 

Après avoir demandé à la BAEC, il semble qu’il n’y ait pas de soucis avec les différentes Cour d’Appel.

La commune peut renvoyer le jugement au greffe afin de leur demander que la décision soit envoyée via la BAEC.

Question : 

Dans le cadre de la transcription d'un acte de décès de l'un de nos citoyens décédé en France, nous remarquons sur celui-ci que seuls ses deux premiers prénoms sont mentionnés.

Sachant qu'il s'agit d'une transcription, sommes-nous obligés de respecter l’acte de décès français et ainsi de supprimer sur l’acte transcris le troisième prénom indiqué au registre national ou devons-nous respecter les données encodées au niveau du RN ?

Réponse : 

Si la personne a des actes dans la BAEC où elle a les autres prénoms, la commune peut enregistrer l’acte dans la BAEC avec tous les prénoms.

Art. 69 §1er Cc. : Lorsque l'acte étranger contient une erreur matérielle visée à l'article 34, constatée sur la base d'un acte enregistré dans la BAEC, l'acte sur la base d'un acte étranger mentionne les données de l'acte étranger rectifiées ou complétées par l'officier de l'Etat-Civil.

Question : 

Une femme est veuve depuis le 17.12.2004.
Après le décès de son mari, elle est restée administrativement veuve mais a eu 4 enfants avec son compagnon. Les enfants nés en 2010 et 2012 portent le nom du père biologique. Or, le nom de l'enfant né le 01.02.2018 porte le nom du mari décédé en 2004.
Sur Orange Connect, il est mentionné que la personne voulant faire rectifier un acte (erreur relative à la filiation) peut adresser sa demande auprès du Tribunal de la Famille (art 35§1er Code civil).
Dès lors, sauf erreur, nous devons diriger la dame et son enfant vers le Tribunal de la Famille. Est-ce correct ?

Réponse : 

Si l'enfant est né en Belgique, il faudrait prendre contact avec la commune de naissance pour voir ce qu'il s'est passé à l'époque.
Imaginons qu’ils aient eu un jugement établissant que la paternité était établie à l’égard de l’ex-mari car il avait congelé des spermatozoïdes ?

Mais s’il n’y pas ce type de jugement, nous n'en ferions pas une erreur matérielle. Modification de l’état de la personne (sa filiation), nous renverrions vers le tribunal.

Question : 

Afin d'acter un divorce, pouvons-nous nous satisfaire du document tel que proposé dans le courriel d'un de nos citoyens :

Ma question est relative au dossier de mon oncle.
Il est domicilié à Andrimont.
Il a reçu un jugement de divorce de Turquie (que le SPF Finances lui a transmis).
Il n'a aucun moyen de retourner en Turquie afin d'obtenir une version légalisée du jugement puisque sa situation administrative n'est pas en ordre pour s'y rendre et cela est compliqué pour des raisons privées.

Le consulat turc en Belgique ne délivre que des actes de mariage avec mention du divorce le cas échéant. Est-ce que cela serait suffisant ?

Réponse : 

A mon sens, non. Sur base de l’article 31 du CDIP, cela ne peut pas être des scans ou des photocopies mais des documents originaux.

Le document doit être un original légalisé et traduit.

Si la personne est dans l’impossibilité de le produire, elle pourra solliciter au tribunal le remplacement de son acte de divorce manquant.

Question : 

Un enfant belge né en Côte d'Ivoire est inscrit dans nos registres sur base de son passeport et de son acte de naissance. Son père est belge et sa mère est ivoirienne. Ils vivent tous en Belgique depuis quelques temps.
L'enfant est inscrit dans nos registres sur base de l'acte de naissance avec ce nom de XXXX et les prénoms de YYYY Camille Zoé.
Or le nom de cet enfant est XXXX et ses prénoms sont Camille Zoé.
YYYY est en fait le nom de famille de la maman.
Celle-ci nous dit qu'il est impossible de demander à la Côte d'Ivoire de corriger l'acte de naissance car l'enfant est Belge et n'a pas la nationalité Ivoirienne. Elle dit qu'il n'y a que la nationalité du père qui compte en Côte d'Ivoire.
Pouvons nous faire un acte de changement de prénom comme l'enfant est Belge.
Donc de mettre comme nom de famille XXXX et les prénoms de Camille, Zoé.
L'acte de naissance est déjà intégré dans la B.A.E.C.

Réponse : 

Oui, si la commune a l'acte de naissance légalisé et que l'enfant est belge, un changement de prénom est possible.

Puisque la commune a enregistré (intégrer) l'acte de naissance dans la BAEC, elle peut faire un l'acte de changement de prénom (l'intéressé doit s'acquitter de la taxe si la commune en a prévue une).

Question: 

La déclaration avait été signée le 16 juin 2022.  Une nouvelle déclaration de mariage doit être établie

L'article 165 ancien Code civil stipule:

"Si le mariage n'a pas été célébré dans les six mois à compter de l'expiration du délai de 14 jours visé au § 1er, il ne peut plus être célébré qu'après la signature d'une nouvelle déclaration visée à l'article 164/1.

Lorsque l'officier de l'état civil refuse de célébrer le mariage, une prolongation de ce délai de six mois peut être demandée au juge qui se prononce sur le recours contre le refus."

Dans le jugement le délai était prolongé avec six mois.

Le mariage a donc été célébré au plus tard 1 an et 14 jours après la signature de la déclaration.

Puisque ce n'est pas le cas, une nouvelle déclaration devra être déposée.

Puis-je requérir votre avis  pour les questions ci-dessous : 

• Puis-je reprendre toutes les pièces versées au dossier en 2022,  en ce y compris la procuration annexée au présent ? (La maman m'informe que la future ne peut plus obtenir une procuration pour mariage légalisée par les affaires étrangères car la procédure a changé ( c'est un notaire qui établit une procuration pour le  frère, tuteur de la future, ce qui n'est pas acceptable en Belgique je pense ...)
• Si je ne peux reprendre cette procuration, puis-je accepter une procuration légalisée par la commune de résidence uniquement mais ni légalisée par les affaires étrangères (qui ne veut plus le faire), ni pas l'ambassade de Belgique en Algérie ?
• Qu'en est-il du certificat de célibat ?  Je pensais faire une déclaration sur l’honneur légalisée par la commune de domicile. 
• Ce mariage peut-il être acté comme un mariage « normal » ou faut-il mentionner dans la BAEC le recours etc…

J’annexerai le certificat d’état civil et la pièce d’identité puisque Melle ne sera pas domiciliée en Belgique.

Réponse: 

Nous reprendrions tous les documents fournis lors de la première déclaration car si on en est là aujourd’hui c’est parce que nous avons vérifié que tout est en ordre et il serait dommage de faire supporter de nouveaux coûts aux futurs époux.

En cas de doute concernant l’état civil de la dame qui se serait peut-être mariée entre juin 2022 et aujourd’hui auprès de ses autorités nationales, une nouvelle preuve d’état civil pourrait être demandé et « facilement » expliqué au futur époux la raison pour laquelle nous lui demandons ce document. Mais vraiment en cas de doute.

Pour ce qui est du mariage, il se célèbre normalement, l’acte ne mentionnera pas le jugement et il ne sera pas annexé à la BAEC.

Par contre, ce qui doit être annexé à la BAEC c’est :

• Le document d’identité de la dame (passeport ou carte d’identité nationale) ;
• La preuve de nationalité

Mais pas la preuve d’état civil.

Question : 

Une personne Polonaise s'est marié en Pologne, elle a obtenu le nom de famille de son mari. Elle a divorcé en Belgique en 2018. Peut-elle reprendre son nom de jeune fille ? si oui comment ?

Réponse : 

L'intéressé doit prouver la manière dont elle a changé de nom en Pologne.

Elle devra sans doute présenter le document qui a matérialisé ce changement lorsqu'elle a fourni son acte de divorce après de ses autorités.

Après quoi, l'OEC compétent (de son domicile) devra faire un acte de changement de nom sur base de la décision étrangère. 

Il faut donc que l'intéressée s'adresse à ses autorités nationales et sollicite un changement de nom.  Sur base de la décision étrangère, un acte de changement de nom pourra être effectué.

Question :

Des parents espagnols ont eu un enfant en 1999 auquel ils ont donné comme nom : une partie du nom de la mère + une partie du nom du père (= loi espagnole).

Entre temps ils sont tous les 3 devenus belges.

Cet enfant (devenu adulte)  nous demande de changer de nom et veut choisir comme nouveau nom l’autre particule du nom de son père + l’autre particule du nom de sa mère.

Réponse : 

Le nom des parents est devenu indivisible en devant belges.

Dès lors, il ne peut pas faire un choix en divisant le nom de ses parents.

 Question : 

Une personne (belge, d’origine vietnamienne) souhaite se marier en secondes noces au mois de septembre (divorce le 04/2024).
Elle me présente un acte de naissance traduit à Liège, mais l’acte n’est pas légalisé. Elle me présente également une version légalisée … mais de 2015. Aucun acte disponible à la BAEC.

 Sur VdB, je lis ceci :
« Par exemple, la circulaire du 16 janvier 2006 relative à la loi du 3 décembre 2005 modifiant les articles 64 et 1476 du Code civil et l'article 59/1 du Code des droits de timbre en vue de simplifier les formalités de mariage et de cohabitation légale (M.B. 23-01-2006) mentionne la durée de validité :
 « Il a été porté à ma connaissance que la pratique au niveau de la durée de validité des documents requis en vue de l'établissement de la déclaration de mariage varie en fonction des arrondissements. Certains arrondissements tolèrent une durée de validité de 3 mois, d'autres de 6 mois. D'autres arrondissements encore ne connaissent aucune directive. Cette durée de validité poserait surtout problème dans les cas où certaines pièces ne seraient plus valables en raison de l'expiration de leur durée de validité, avant que les intéressés ne disposent de tous les documents requis. La Commission permanente de l'état civil à qui ce problème a été soumis, a estimé qu'il convient de faire preuve de la souplesse requise en la matière, compte tenu du degré de difficulté pour obtenir certains documents. Par ailleurs, je suis d'avis que lorsqu'un document déterminé a été accepté comme valable dans le cadre de la déclaration de mariage, la demande d'un même document à l'intéressé ne se justifie que lorsqu'il y a de sérieuses indications que la situation a changé depuis lors. »
La question n'est pas sans ambiguïté. Cela dépend en grande partie des règles en vigueur dans le pays d'où provient l'acte. Après tout, de nombreux pays n'ont pas la tradition ouest-européenne de mise à jour des actes d'état civil (par exemple, par le biais de mentions marginales). Si les actes ne peuvent pas être modifiés, un extrait récent d'un nombre x de mois n'est pas non plus d'une grande utilité. D'autres pays délivrent des actes d'état civil une seule fois. Là encore, il n'est pas utile de demander un extrait plus récent que les personnes concernées ne pourraient obtenir qu'en déclarant que l'exemplaire précédent a été perdu ou volé. »

Réponse : 

À mon sens, il faudrait faire légaliser au Vietnam l’acte récemment traduit… Mais le problème est le manque de temps évidemment.
Toujours est-il qu’un acte de 2015 ça me semble quand même un peu vieux. 
Je ne sais pas où et quand a été célébré le premier mariage de la personne, mais si c’était en Belgique ça vaut peut-être le coup de voir ce dont dispose la commune en question.

L'acte de naissance a dû être transmis par la commune du mariage au greffe du tribunal de première instance du ressort dans la commune (c'est ce que prévoyait la loi avant le 31 mars 2019).
Et dans ce cas, une copie du greffe peut être réutilisée (si l'identité est toujours la même) selon le principe "Only Once".

Question : 

Je me permets à nouveau un conseil dans le cadre d’une déclaration de mariage entre un belge et une marocaine (en séjour illégal).
Tous les documents ont été demandées (+ apostilles + traductions), une demande à l’OE a également été demandée.

Je dois établir la déclaration de mariage avant de demander l’avis au parquet au vu de tous ces documents.  J’ai un doute :

• quant à l’acte de naissance qui comporte des mentions marginales pour les noms et prénoms.  Peut-il être reconnu tel quel ? Pourra-t-il être intégré sans les jugements y afférents ?
• quand à l’acte de divorce et le certificat de non appel :  Puis-je le reconnaître puisque l’acte de naissance est émargé (même si la mention a été faite le 6/5/2024 alors que le certificat de non appel a été notifié le 8/5/2024

Réponse :

Lorsque des citoyens font une déclaration de mariage, par exemple : le 23/07/2024 au moment de cette déclaration, les documents sont fournis à notre collègue.

Dans ce cas, le 23/07/2024, la collègue ne signe pas la déclaration de mariage et a un mois pour signer ou non cette déclaration de mariage (donc jusqu'au 23/08/2024) et ainsi lui permettre de vérifier si les documents remis peuvent être acceptés ou non.

La collègue peut prolonger ce délai de deux mois et donc retarder la signature de la déclaration de mariage jusqu'au 23/10/2024.

Dans ce délai, elle peut donc solliciter l'avis à l'ACEC qui aura 3 mois pour répondre. Mais ce délai est également prolongeable de 3 mois par l'ACEC...je conseille donc de dire à l'ACEC dans quel cadre l'avis est demandé et dans quel délai l'OEC doit prendre la décision de signer la déclaration de mariage ou non pour espérer avoir une réponse dans le délai.